近年加速するAI技術の発達やデジタルデバイスの普及により、施設運営やサービス提供の新たな形態として普及し始めているのが、「無人化運営」です。
特に貸し会議室では、セキュリティ管理や備品の準備、会員機能の充実など、無人化運営を開始するにはいくつか課題が挙げられます。無人であっても、問い合わせやトラブルに迅速に対応できる仕組みも求められます。
無人化運営の概要とメリット、課題に対する解決策については以下の記事をご覧ください。
・無人化運営のすすめ｜メリットや導入手順を紹介
・無人化運営の課題と解決策｜低コストの運営を実現するRESERVA予約システム
・集客を加速させる無人化運営の戦略｜予約システムRESERVAでリピーターの獲得がかんたんに
無人化運営の悩みを抱える店舗におすすめなのが、予約システムの導入です。予約システムに搭載されている機能を活用することで、予約受付から鍵の解錠、退室までをすべて自動化することが可能となります。本記事では、近年の柔軟な働き方に対応する貸し会議室の運営者向けに、「スマートロック連携」をはじめとした無人化運営に適したRESERVA予約システムの機能と、実際に貸し会議室の無人化運営を実現している事例を紹介します。
貸し会議室の無人化運営に予約システムが有効な理由
貸し会議室を無人で運営するには、予約受付から入室、利用、退室までをすべてオンラインで完結できる予約システムの利用がおすすめです。ここでは、貸し会議室の無人化運営に予約システムを導入するメリットについて説明します。
スムーズな予約管理が可能
予約システムの導入は、予約業務と会議室の管理の手間を大幅に削減します。予約システムにより、利用者はオンラインで空き状況を確認し、24時間いつでも予約が可能です。貸し会議室の予約状況はリアルタイムで更新されるため、運営側は、ダブルブッキングを防ぎながら貸し会議室の稼働率を最大化できます。
さらに、会議室代金の事前決済を導入すれば、当日の支払い対応が不要となり、無人でもスムーズな運営が実現します。また、予約完了後に自動で利用案内や入室方法をメールで送信することで、利用者が迷うことなく会議室を利用できる環境を整えられます。このように、予約システムを導入することで、無人運営でもスムーズな予約管理と利用者の利便性向上を同時に実現できます。
鍵の受け渡しが不要に
貸し会議室の無人運営において予約システムとスマートロックを連携させることで、会議室の解錠に関わる問題を解決できます。従来の運営方法では、管理者が直接鍵を手渡ししたり、鍵の保管場所を設けたりする必要がありました。しかし、予約システムを活用することで、利用者は予約完了時に発行される入室用の暗証番号やQRコードを使って、スムーズに会議室へ入室できるようになります。これにより、対面での鍵の受け渡しが不要になり、管理者の負担を軽減できます。
また、システム上で入退室履歴を記録できるため、セキュリティの強化にもつながります。万が一、不正利用が発生した場合でも、履歴を確認することで迅速に対応可能です。
キャンセル対応や変更手続きが自動化
予約のキャンセルや変更対応が発生しやすい貸し会議室の運営でも、予約システムにより利用者自身がオンラインで予約のキャンセルや変更を行えるようになり、管理者の対応負担を大幅に削減できます。
加えて、予約メニューの説明にキャンセルポリシーを明記することで、利用時間の何時間前までは無料キャンセル可能といったルールを適用でき、キャンセル料の徴収も自動化できます。また、キャンセルが発生した場合、システムが即座に空き情報を更新し、ほかの利用者が予約できるようになるため、機会損失を最小限に抑えることができます。
貸し会議室のための予約システム「RESERVA」とは
予約受付システムRESERVAは、350業種、30万の事業者、官公庁、公共施設などが利用している国内シェアトップクラスのクラウド型予約管理システムです。誰でもかんたんに無料で予約サイトが作成でき、アカウント情報を登録するだけでわずか3分で始められます。ここではRESERVA予約システムの特徴について紹介します。
1．24時間365日予約を受け付け、予約の取りこぼしを防ぐ！
RESERVAは24時間365日ネット予約を受け付けるため、対面で予約を受け付ける必要がありません。また、会議室が休みの日や営業時間外でも自動で予約を受け付けるため、予約の取りこぼしを防ぎます。
2．予約時のカード決済で当日のお会計が不要に！
「レゼルバペイメント」という独自の事前クレジットカード決済方法を搭載。予約時に支払いを完了できるため、当日のお会計が不要です。月額会員プランを設けている場合は、あらかじめクレジットカードと月額費を設定しておくことで、毎月自動的に決済が完了します。
3．さまざまな連携機能を搭載、集客ツールとしての機能も充実！
RESERVAはスマートロック連携機能を搭載。対面での鍵の受け渡しなしで貸し会議室への入室が可能です。また、メルマガやクーポンの配信も可能なため、集客ツールとしても活用できます。
スマートロック連携で無人化運営を実現
スマートロック連携機能とは、予約サイトと「Akerun入退室管理システム」を連携し、Akerunを施設の扉に設置することで、スマートフォンアプリを鍵として利用し、鍵権限の柔軟な設定や入退室履歴に基づく入退室管理ができるようになる機能です。この機能を利用することで、予約者は施設管理者と対面で鍵の受け渡しを行うことなくキーレスで予約施設への入室が可能となり、予約業務の効率化が図れます。施設の利用を開始（解錠）した時点で、来店処理が自動で行われるため、来店確認の自動化と施設管理の無人化が実現します。
・キーレスで鍵の受け渡しにかかる手間を省略、予約時間を無駄なく活用
・予約サイト1つで複数の店舗/拠点/ドアを一括管理
・予約から料金徴収まで自動処理、店舗の無人化を実現
「スマートロック連携機能」の詳細は、以下の記事をご覧ください。
キーレスで予約施設への入退室をスマート化！スマートロック「Akerun」との連携機能をリリース
貸し会議室の無人運営におけるRESERVA活用事例
世田谷産業プラザ
世田谷産業プラザでは、世田谷区内外の産業団体や事業所、世田谷区民が研修や会議等に利用できる会議室を提供しています。予約サイトは、カテゴリ設定により予約者の属性と会議室の種類を絞り込めるようになっており、参加者や人数に応じて選択できるようになっています。
当施設もスマートロック連携によるAkerunの電子鍵を用いた無人化運営を行っています。予約を進めていくと、サイト上に入室方法の選択欄が表示され、予約者はAkerunアプリかURL鍵かを選択できます。予約時に入室方法を選択することで当日スムーズに入室でき、予約時間をしっかり確保することが可能です。
貸し会議室《FRANZ》（フランツ）
札幌市中央区に位置するFRANZは、会議やイベント、説明会、撮影スタジオなど、さまざまな目的で利用できる「ちょっといい」貸し会議室です。地下鉄東西線バスセンター駅から徒歩3分とアクセスが良好で、多様な用途に対応できる設備が整っています。会議室にはスマートロックが設置されているため、対面での鍵の受け渡しが不要となり、より利便性の高い運営が実現します。
会議室内には多機能ミーティングボードMAXHUB（マックスハブ）の用意があり、そのほかの備品もオプションとして予約時に選択できます。その結果、用途に応じた柔軟な利用が可能となり、オンライン・オフラインの両方で快適に会議を進められる環境が整います。さらに、支払いはクレジットカード決済となっているため、対面での金銭のやりとり、鍵の受け渡し、備品の貸し出しが不要となり、利用者はより快適でスムーズに会議室を利用できます。
RESERVAを活用した無人運営事業者の生の声を紹介！
このほか、RESERVA fcでは、以下のように予約システムを導入した運営者の生の声が紹介されています。
画像引用元：RESERVA fc 事例紹介 スマートロック連携もかんたんですね。開業当初は設置を考えていなかったのですが、導入して正解でした。実際、RESERVAで予約が入ると予約者に自動で暗証番号が届くため、鍵の受け渡しや紛失のリスクを考える必要がなくなりました。利用者の方からもクレームがなく、無人運営には欠かせません。
まとめ
本記事では貸し会議室の無人化運営を実現するRESERVA予約システムの機能と事例について紹介しました。
予約システムを導入することで、無人化運営をかんたんに始められるようになり、形態に応じてさまざまなメニューやプランを作成可能です。今後もより広い展開が期待される貸し会議室業界において、RESERVAの機能を効果的に活用しながら予約サイトを運営し、自店舗の売り上げ促進につながる工夫をしてみてはいかがでしょうか。
