予約対応や施設管理に追われ、日々の業務に負担を感じていませんか？
本記事では、コワーキングスペースの運営方法に関するよくある疑問をQ＆A形式で解説します。備品や設備の管理に困っている場合、人手不足で業務負担が大きいケース、予約システムの導入に不安を感じている場合など、コワーキングスペースの運営でよくある悩みを解決する情報をわかりやすくまとめました。
施設の管理に悩むコワーキングスペースのためのQ&A
Q1. 備品や設備の管理に手が回らないんですが、みんなどうやって効率化してますか？
Answer：予約システムを導入しましょう！予約と備品・設備を関連付けることで、予約と連動した備品・設備の在庫管理ができます。
日々の業務のなかで、予約の受付対応をしながら、備品や設備の使用状況まで管理するのは大変ですよね。予約システムを導入することで、予約枠の定員数だけでなく、紐づけられているリソースの空き状況を考慮した上で予約受付ができます。これにより、ダブルブッキングを防ぎ、予約業務にかかる負荷を軽減し業務効率化を促進します。
おすすめの予約システムについてはこちら：コワーキングスペースのための予約システム
Q2. 無人時間帯のセキュリティって、どこまで整備すれば安心ですか？
Answer：スマートロック機能が搭載されている、予約システムRESERVA（レゼルバ）の導入がおすすめです。
予約システムに搭載されている機能を活用することで、予約受付から鍵の解錠、退室までをすべて自動化することが可能となります。
スマートロック機能を利用すると、利用者は予約完了時に発行される入室用の暗証番号やQRコードを使ってコワーキングスペースへ入室できるようになります。システム上で入退室履歴を記録できるため、セキュリティの強化にもつながります。万が一、不正利用が発生した場合でも、履歴を確認することで迅速に対応可能です。
・無人運営についてはこちら：【無人化運営完全ガイド】予約システム×スマートロック連携で、コワーキングスペースの無人化運営を叶える！
Q3. 設備の破損やトラブルが多くて困ってます。何か予防策はありますか？
Answer：予約システムを活用することで、トラブル発生時の体制を整えることができます。
予約システムは、予約に関わる業務をすべて自動化するため、スタッフの人為的ミスや、トラブルの発生を未然に防ぎます。
また、顧客の問い合わせ内容や問題点を事前に把握することができ、対応前に必要な準備を整えることができます。これにより、問題解決にかかる時間を短縮し、効率的にトラブル対応を行えます。
・トラブル対策についてはこちら：トラブル対応の体制不足を解消！｜顧客対応を円滑化する予約システムを紹介
予約システムの導入を進めるコワーキングスペースのためのQ&A
Q4. 予約システムって、何を基準に選べばいいんでしょうか？
Answer：以下の4点を主に確認しましょう。
・操作性：コワーキングスペースのスタッフや利用者が使いやすい、シンプルな操作性であることが必須です。
・機能の充実度：予約管理を効率化できるだけでなく、コワーキングスペースの運営に役に立つ機能が搭載されているかどうかも確認すべきポイントです。
・コスト：導入費用や月額料金が、かけられる予算の範囲内であるかを検討します。
・サポート体制：導入後にわからない部分やトラブルが発生した際、手軽に問い合わせできるかどうかも重要です。
Q5. 月額会員とドロップイン、両方に対応できる仕組みってありますか？
Answer：はい。RESERVAでは月額契約や会員種別によって、利用者のニーズに合わせた運営が可能です。
月額プラン機能を利用すると、あらかじめクレジットカードと月額費を設定しておくことで、毎月自動的に決済が完了します。また、月額会員に対して、月間上限12時間までなど、時間基準で制限を設けることが可能です。
また、レギュラー会員やプレミアム会員、VIP会員といった複数の会員種別を作成できます。これにより、特定の会員種別のみ予約可能なメニューや会員種別ごとに料金区分を分けることが可能です。
・月額プランについてはこちら：月額プラン機能の概要・使い方【RESERVA機能紹介】
・複数会員種別についてはこちら：複数会員種別を作成して、会費や限定メニューをカスタマイズしよう！【RESERVA機能紹介】
Q6. 導入後の運用が不安なんですが、スタッフの負担は増えませんか？
Answer：予約システムを使えば予約管理業務が楽になり、業務効率化が進むため、コワーキングスペースの省人化が可能です。
人手不足が深刻化するなか、コワーキングスペースでも十分なスタッフ確保が難しく、不安を感じている運営者は少なくありません。そうした課題を解決し、運営の効率化・省人化を実現する有効な手段が予約システムの導入です。予約システムを使えば、利用者からの予約を自動で受け付けられるため、予約対応にかかる人手や時間を大幅に削減できます。
さらに、予約システムRESERVAには、日々のコワーキングスペース運営を効率化する機能が119も搭載されています。機能を上手に活用することで、少ない人数での予約管理業務が可能になります。
予約システムを効果的に使いたいコワーキングスペースのためのQ&A
Q7. 導入したけどあまり使われてません。利用率を上げるにはどうしたらいいですか？
Answer：RESERVA（レゼルバ）のLINE連携機能がおすすめです。LINE連携機能を活用することで、予約のプロセスがかんたんになるため、顧客の利便性が上がります。
実際にRESERVAを導入した「サンキュア三鷹店」の代表によると、
予約サイト上で氏名や電話番号、メールアドレスなどを入力する手間が省けますし、当店でもLINEで予約する方が多いです。また、LINEに予約確定やキャンセルなどの各種通知を送ることができ、予約に関するやり取りを完結させることができます。
とあるため、LINE連携によって利用者の利便性を向上させることで、利用率のアップが見込めます。
Q8. 予約の無断キャンセルが多くて困ってます。対策はありますか？
Answer：RESERVAには、無断キャンセルを防ぐための機能が豊富に搭載されています。
無断キャンセルを防ぐには、予約サイト内で利用者の目に入りやすい位置に、キャンセルに関する注意事項を記したキャンセルポリシーを掲示しておくことが重要です。また、利用日の前日にリマインドメールを送信することも効果的です。
さらに、事前決済システムを導入することで、予約と同時に決済を完了できます。事前に決済が完了していれば、無断キャンセルの抑止になるほか、仮に利用者が当日来訪しなくても代金の徴収が可能です。
・無断キャンセルについてはこちら：予約の無断キャンセル・ドタキャンを防ぐ方法を徹底解説！【個人オーナー必見】
Q9. 予約システムと施設のホームページって連携できますか？
Answer：はい。RESERVAでは作成した予約サイトを施設のホームページに埋め込むことができます。
自社ホームページやブログにRESERVA予約ページを埋め込むことで、ホームページ内のコンテンツとしてRESERVAの予約ページを表示させることが可能です。
たとえば、コワーキングスペースサンプルサイトをこの記事に埋め込むと、このような形になります。
これにより、ホームページ上から予約サイトに遷移せずに、直接予約日程の確認・予約申込ができるようになります。
・予約サイト埋め込み機能についてはこちら：予約サイトをインラインフレームで埋め込もう！【RESERVA機能紹介】
コワーキングスペースのよくあるお悩みQ&A
Q10. 集客がうまくいかず、空席が目立ちます。効果的な方法はありますか？
Answer：RESERVAのマーケティング機能を活用することで、集客アップが可能です。
RESERVAには、集客に役立つ機能が多数搭載されています。新規顧客獲得やリピート率向上に役立つクーポン発行機能や、最新情報やキャンペーン情報などを発信する際に役立つメルマガ・DM配信機能も備わっています。
また、レビュー収集機能を用いると、利用者からのレビューやクチコミをRESERVAの管理画面内に表示することが可能です。施設・サービスの客観的な評価を数値で可視化でき、予約検討中のユーザーの利用を後押しできます。
・集客についてはこちら：【収益改善】コワーキングスペース予約・集客アップ方法まとめ｜モデルケース紹介付き
Q11. サービス内容を増やしたいけど、何を追加すれば喜ばれるんでしょうか？
Answer：利用者の目的に合わせて、スペースを分けて提供することができます。
RESERVAでは、部屋全体だけでなく一部区画についての予約受付が可能であり、コワーキングスペースのフリースペースなどで活用できます。利用者のニーズに合わせて提供する区画の大きさを調整でき、必要な分だけ利用してもらうことで片付けや清掃の手間を効率化できます。
・区画予約についてはこちら：施設・部屋の区画ごとに予約受付ができる！（施設タイプ）【RESERVA機能紹介】
コワーキングスペースの業務効率化には、RESERVAが最適
RESERVAは、累計導入数30万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態でRESERVAが利用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい、または使用感を確かめてから導入したいといったコワーキングスペース運営者にもおすすめです。
RESERVAは、予約受付や顧客管理、決済、集客を一元化するシステムで、コワーキングスペース運営における業務負担を大幅に減らします。また、予約受付を自動化するため、利用者は24時間いつでも申し込みでき、スタッフは営業時間内に予約対応に追われる心配がなくなります。
まとめ
本記事では、「施設の管理ってどうしたらいいの？」、「予約システムってどう使えばいいの？」など、コワーキングスペースの運営者が抱えがちな悩みや疑問に対し、Q&A形式でわかりやすく回答しました。
現在は複数の予約システムがありますが、スマートロック機能や複数会員種別機能、リマインドメール機能など、RESERVAにはコワーキングスペース運営をサポートする機能が充実しています。無料のフリープランから始めることができ、シンプルでわかりやすい操作性で、予約システムの導入がはじめてでもかんたんに導入できます。
コワーキングスペースの運営に悩んでいるスタッフの方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。
