レンタルスペースが増加する近年、新入社員研修や中途採用時の研修、プロジェクト発足にあたっての導入研修、懇親会など、さまざまな用途により研修会場の需要が高まっています。一方で、予約受付や利用者情報管理の煩雑さ、非効率な業務によるコスト増加など、研修会場の運営は複数の課題を抱えているのが現状です。このような状況の中、研修会場運営を改善する手段として、DX（デジタルトランスフォーメーション）の導入が注目されています。
そこで本記事では、研修会場の運営における現状の課題を整理し、DXを導入するメリットや具体的な予約システムの活用方法について詳しく解説します。
研修会場運営における現状の課題
研修会場の運営には多くの課題が見受けられますが、本章では特に重要な問題点を取り上げます。
予約受付をはじめとした業務の非効率性
研修会場運営において、予約を電話やメールで受け付けている場合、予約の度にスタッフが対応する必要があり、大きな負担がかかります。また、複数の予約手段があることにより、ダブルブッキングや聞き間違い、予約の記録漏れなど、さまざまな人為的ミスが発生する恐れもあります。さらに、予約のキャンセル発生時や決済時には、利用者ごとにスタッフが対応する必要があり、予約受付以外の業務においても非効率的であるという点が課題として挙げられます。
運営におけるコストの負担
研修会場の運営には、賃料をはじめ、光熱費、人件費、清掃費など、多くのコストが発生します。そのため、固定費以外のコストをいかに抑えるかが重要になります。特に人件費は、業務効率化により大幅に抑えることが可能なため、DXツールを活用した業務効率の改善が求められます。
管理ミスやキャンセルによる施設稼働率の低下
研修会場運営における課題のひとつが、非効率な管理による施設稼働率の低下です。例えば、予約忘れをはじめとした無断キャンセルや、空き部屋があるにも関わらずリアルタイムの利用状況が把握できていないことによる空室の発生などは、施設稼働率の低下に直結します。これらを対策せずにいることで、本来であれば得られるはずであった収益を失うことになり、大きな損害につながる恐れがあります。
研修会場でDXを推進することによる効果
こうした課題を解決する手段として注目されているのが、DXです。ここでは、DXを推進することで得られる効果を解説します。
業務効率化と人為的ミスの防止
研修会場運営においてDXを推進することにより、予約受付をはじめとしたあらゆる業務の効率を大幅に向上できます。また、業務の自動化は、手動での作業と比べて人為的ミスを防止できるため、利用者との不要なトラブルの発生を抑制できます。
人件費の削減
DXを推進することで、予約受付や利用者情報管理、キャンセルや決済対応など、あらゆる業務が自動化されるため、スタッフの業務負担を大幅に軽減できます。これにより、効果的に人件費を削減可能です。また、スマートロックのようなツールを導入することにより、無人化運営を実現できるため、さらなるコスト削減が期待できます。
研修会場に予約システムを導入するメリット
DXの取り組みの中でも、特に注目されるのが予約システムです。本章では、予約システムを活用することで得られる具体的なメリットを紹介します。
スムーズな予約受付と情報管理
予約システムを導入することにより、24時間365日自動で予約受付ができるようになり、予約の取りこぼしを防ぎます。また、紙やExcelによる利用者情報の管理は煩雑化しやすく、記載ミスや打ち間違いなどの人為的ミスが起きる懸念が存在します。しかし、予約システムを活用することにより、自動で利用情報を蓄積でき、見たい情報を絞り込み検索で即座に確認できるため、効率的な情報管理を実現できます。
顧客満足度向上によるリピーター増加
予約システムの導入により、利用者は場所時間を問わずにいつでも都合のいいタイミングでかんたんに予約ができるようになるため、利用者満足度向上につながります。また、予約リマインド通知やキャンセル待ち機能などを活用することで、利用者の利便性をより高められるため、リピート率を向上できます。
施設稼働率向上による安定収益の実現
予約システムの機能を活用することで、キャンセル対応や予約管理が適正化されます。例えば、予約日前に自動でリマインドメールを送ることにより、うっかり忘れを防げます。また、キャンセル料を設定することで、安易なキャンセルを防げます。さらに、キャンセル待ち機能により、利用者はキャンセルが発生した際に、即座に通知を受け取ることができます。これにより、空室が発生したとしても、再度利用してもらいやすくなり、施設稼働率向上につながります。
RESERVAによって、研修会場運営がスムーズに
RESERVAは、累計導入数35万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態でRESERVAが利用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい、または使用感を確かめてから導入したいといった研修会場運営者の方にもおすすめです。
RESERVAは、予約受付や利用者管理、決済、集客を一元化するシステムで、研修会場の運営における業務負担を大幅に減らします。また、予約受付を自動化するため、利用者は24時間いつでも申し込みでき、運営者は営業時間内に電話が集中するのを防げます。
RESERVAのおすすめ機能
RESERVAには、研修会場の運営を効率化する機能が揃っています。本章では、特に有用な機能を紹介します。
予約リマインドメール機能
予約リマインドメール機能を活用することで、予約日前日をはじめとした任意のタイミングで利用者にリマインドメールを送ることができます。これにより、利用者のうっかり忘れを未然に防止できるため、無断キャンセルの予防につながります。
・予約リマインドメール機能についてはこちら：予約リマインドメール機能で無断キャンセルを防止【RESERVA機能紹介】
キャンセル待ち機能
キャンセル待ち機能とは、予約が埋まっているメニューに対して、キャンセル待ちを設定できる機能です。キャンセル待ちを申し込んでいた予約枠にキャンセルが発生すると、案内メールが自動で送信され、申し込み者は再度予約が可能になります。このように、本機能を活用することにより、利用者はキャンセル待ちの空き状況を効果的に把握できるため、空室の利用を促進し、施設稼働率向上に寄与します。
・キャンセル待ち機能についてはこちら：キャンセル待ち機能で機会損失を防ぐ【RESERVA機能紹介】
利用時間延長機能
利用者が研修会場の使用を延長する場合、スタッフはその度に対応する必要があり、負担がかかります。しかし、RESERVAの利用時間延長機能を活用することで、研修会場の利用中に予約者自身で利用時間を延長することが可能になります。これにより、急な延長であってもシステムが自動で対応するため、会場の無人化や省人化運営を実現できます。
・利用時間延長機能についてはこちら：施設の利用時間延長機能を活用して、予約者自身で延長できるようにしよう！【RESERVA機能紹介】
スマートロック連携機能
RESERVAは導入社数No.1の法人向けスマートロック「Akerun」とサービス連携しており、利用者はスマートフォンのアプリやURL鍵を使用することで、入退室をスムーズに行えます。また、施設を解錠した時点で来場処理が自動で行われるため、鍵の受け渡しをはじめとした受付業務をスタッフが行う必要がなくなります。
このように、スマートロックを導入することにより、予約受付から施設の解錠・施錠、入退室管理までのすべてを自動化・効率化できるため、会議室の無人化運営を実現可能です。
・Akerun連携機能についてはこちら：キーレスで予約施設への入退室をスマート化！スマートロック「Akerun」との連携機能をリリース
まとめ
本記事では、研修会場の運営における課題やDXを進める重要性、さらに予約システムを導入するメリットやおすすめの機能を紹介しました。
数ある予約システムの中でもRESERVAは、予約リマインドメール機能やキャンセル待ち機能、利用時間延長機能やスマートロック連携機能など、研修会場の運営をスムーズにする便利な機能を備えています。研修会場運営の業務効率化や利用者満足度の向上を目指す担当者の方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。
