テレワークブースの運営で活躍するDX｜デジタル化で省人化を促進

昨今のテレワークの浸透により、防音性や通信環境が整った個室空間であるテレワークブースは、駅構内やオフィスビル、商業施設などに設置されることが増えています。テレワークブースは、セキュリティを考慮した設計や、電源やUSBポートの設置など設備面も充実しており、音声通話や会議を目的としない、集中を要する作業やプライベートな用途にも適しています。このように、テレワークブースは、自宅や会社外における仕事場の選択肢を広げ、すきま時間の有効活用を促進します。その一方で、予約管理の難しさや運用コストの負担などさまざまな問題を抱えており、効率的な運営が求められています。このような状況の中、DX（デジタルトランスフォーメーション）の導入が、テレワークブースの運営を改善する手段として注目されています。

そこで本記事では、テレワークブース運営における現状の課題を整理し、DXを導入するメリットや具体的な予約システムの活用方法について詳しく解説します。

テレワークブースにおける現状の課題

テレワークブースの運営には多くの課題が見受けられますが、本章では特に重要な問題点を取り上げます。

予約管理における煩雑さ

テレワークブースでは、予約の受付や変更、キャンセル対応、利用料金の決済、鍵の受け渡しなど、予約管理に関連する業務が数多く存在し、煩雑になりがちです。これらをスタッフが対応する場合、予約時間の聞き間違いといった人為的ミスの発生リスクや、スタッフへの業務負担、人件費の高騰などの問題が生じます。

ランニングコストの負担

テレワークブース運営においては、賃料や光熱費、人件費、通信費など、多くのランニングコストがかかるという課題があります。そのため、毎月支払うランニングコストをいかに抑えるかが重要になります。賃料や光熱費などは変動幅が大きくない固定費であるため、DXを活用して人件費を削減することが安定運営を実現する鍵になります。

情報セキュリティのリスク

テレワークブースでは、社内や自宅とは異なり不特定多数の人が利用するため、セキュリティ面でのリスクが存在します。特に注意すべきリスクのひとつが、フリーWi-Fiの利用です。暗号化が不十分なネットワークでは、同じネットワーク上にいる第三者に通信内容を傍受されたり、メールやファイル送信、Web閲覧の履歴などを他人に見られる恐れがあります。また、テレワークブースに導入するシステムのセキュリティが甘い場合、そこから利用者の個人情報漏れにつながる危険性もあるため、使用するシステムがセキュリティ対策に力を入れているかを慎重に見極めることも重要なポイントです。

テレワークブースでDXを推進することによる効果

こうした課題を解決する手段として注目されているのが、DXです。ここでは、DXを推進することで得られる効果を解説します。

業務効率化と人為的ミスの削減

DXを導入することで、予約受付や決済、利用者情報管理、来場処理などをすべて自動化できるため、業務効率が大幅に向上します。また、電話やメールなどによる予約受付では、スタッフの勘違いや思い込みで予約時間を誤って登録するといった人為的ミスが発生する恐れがあります。DXを推進することにより、業務全般を手動から自動に切り替えられるため、これらの人為的ミスを防ぐことが可能になります。

スタッフの働きやすさ向上と人件費の削減

DXを推進することにより、予約受付や利用者管理、備品貸出対応など、これまでテレワークブーススタッフが行っていた業務をすべて自動化することができます。これにより、スタッフの業務負担を大幅に軽減でき、労働時間の短縮だけでなく、人件費の削減にもつながります。

テレワークブースに予約システムを導入するメリット

DXの取り組みの中でも、特に注目されるのが予約システムです。本章では、予約システムを活用することで得られる具体的なメリットを紹介します。

スムーズな予約受付とトラブル防止

テレワークブースに予約システムを導入することで、24時間365日自動で予約受付できるため、利用者は場所時間を問わず、システム上からかんたんに予約できるようになります。テレワークブースに予約システムを導入することにより、24時間365日自動で予約受付ができるようになり、利用者は場所時間を問わず、システム上からかんたんに予約できるようになります。これにより、管理者と利用者の双方にとってスムーズな予約受付が実現します。また、ダブルブッキングや予約漏れなどのトラブルやミスを防止できるため、安心してテレワークブース運営を行えます。

施設稼働率向上による収益の安定化

テレワークブースではしばしば予約キャンセルが発生し、空き状況が可視化されていないため、キャンセルにより空いた枠が利用されず稼働率が低下するという課題を抱えています。そこで予約システムを活用することにより、時間帯ごとの空き枠が一覧でかんたんに確認できるため、予約の促進につながります。また、リマインドメールの送信によりうっかり忘れの無断キャンセルを防いだり、キャンセル待ち機能の活用により、利用者はキャンセルが出た際に自動で通知を受け取ることができるようになるため、ブースの稼働率向上を実現できます。

データを用いた集客施策や経営判断への活用

予約システムでは、予約や利用者に関するデータを用いた分析が可能です。例えば、時間帯別や月別、メニュー別などで、予約件数やその推移をグラフ化できるため、予約の多い時間帯やメニューを一目で把握できます。これにより、利用料金の見直しや新たなプランの着想などにつなげることができます。

また、予約時アンケートを活用することにより、予約の際にテレワークブースの利用意図や希望事項などを詳細に把握可能です。これらの得られたデータをもとにプロモーションや特別割引などを行うことで、より効果的に利用者を引き付けることができます。

RESERVAによって、テレワークブース運営がスムーズに

RESERVAは、累計導入数35万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態でRESERVAが利用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい、または使用感を確かめてから導入したいといったテレワークブース運営者の方にもおすすめです。

RESERVAは、予約受付や利用者管理、決済、集客を一元化するシステムで、テレワークブースの運営における業務負担を大幅に減らします。また、予約受付を自動化するため、利用者は24時間いつでも申し込みでき、運営者は営業時間内に電話が集中するのを防げます。

RESERVAのおすすめ機能

RESERVAでは、テレワークブースの運営を効率化する機能が揃っています。本章では、特に有用な機能を紹介します。

空き状況表示機能

RESERVAの空き状況表示機能を活用することにより、予約サイトのトップ画面に空き状況バナーを表示でき、これをクリックすることで全予約メニューの空き状況を一目で確認可能です。そのため、利用者が予約状況について問い合わせる手間やストレスを削減でき、利用者満足度向上につながります。また、運営側は予約が集中する時間帯をかんたんに把握できるため、人気の時間帯は利用料金を上げるなどの運営判断に活かすことも可能です。

キャンセル待ち機能

キャンセル待ち機能とは、予約が埋まっているメニューに対して、キャンセル待ちを設定できる機能です。キャンセル待ちを申し込んでいた予約枠にキャンセルが発生すると、その旨の案内メールが自動で送信され、申し込み者は再度予約ができるようになります。これにより、キャンセル待ちの申し込み者からの問い合わせ対応が不要になるとともに、空いた枠の利用を促進し、施設稼働率向上に寄与します。

オンラインカード決済機能

RESERVAでは、「レゼルバペイメント」という独自の事前クレジットカード決済方法を搭載しており、利用者は予約時に支払いを完了できます。これにより、運営側は当日の会計対応が不要になるため、業務負担の削減や省人化につなげることが可能です。

スマートロック連携機能

RESERVAは、導入社数No.1の法人向けスマートロック「Akerun」とサービス連携しており、利用者はスマートフォンのアプリやURL鍵を使用することで、入退室をスムーズに行えます。また、施設を解錠した時点で来場処理が自動で行われるため、鍵の受け渡しをはじめとした受付業務をスタッフが行う必要がなくなります。

このように、レゼルバペイメントとともにスマートロック連携機能を活用することにより、予約受付から施設の解錠・施錠、決済、入退室管理までのすべてを自動化・効率化できるため、テレワークブース運営の無人化を実現できます。

まとめ

本記事では、テレワークブースの運営における課題やDXを進める重要性、さらに予約システムを導入するメリットを紹介しました。

数ある予約システムの中でもRESERVAは、空き状況表示機能やキャンセル待ち機能、オンラインカード決済機能やスマートロック連携機能など、テレワークブースの運営をスムーズにする便利な機能を備えています。テレワークブース運営の業務効率化や利用者満足度の向上を目指す担当者の方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。