近年、働き方改革やテレワークの普及などにより、貸し会議室の需要が急速に高まっています。貸し会議室は、会議や打ち合わせだけでなく、就職説明会や採用試験、社内研修、セミナーなど幅広い用途で活用されており、今やビジネスを支える重要な施設となっています。一方で、予約対応の負担や非効率な利用者管理など、運営業務においてさまざまな課題が発生しているのが現状です。このような状況の中、DX（デジタルトランスフォーメーション）の導入が、貸し会議室の運営を改善する手段として注目されています。
そこで本記事では、貸し会議室運営における現状の課題を整理し、DXを導入するメリットや具体的な予約システムの活用方法について詳しく解説します。
貸し会議室における現状の課題
煩雑な管理業務
貸し会議室における管理業務は、予約の受付対応や利用料金の計算、鍵の管理など多岐にわたるため、煩雑になりがちです。予約受付を電話で行う場合、管理者は予約ごとに対応を行う必要があり、大きな負担がかかります。また、予約サイトや自社ホームページ、電話、メールなど複数の媒体から予約を受け付ける際は、これらの予約を集約し、日程調整を行う手間が発生します。
急なキャンセルによる施設稼働率の低下
貸し会議室運営において問題視されているのが、無断キャンセルや予約が適切に管理されていないことによる、空室の発生です。例えば、何の連絡もなく予約がキャンセルされた場合、その会議室が利用される機会が損失し、これが積み重なることで大きな損害が生まれてしまいます。また、キャンセルが発生した際に、会議室の空き状況がリアルタイムで可視化されていなければ、その会議室は在室表示となってしまい、空室が適切に利用されない恐れがあります。
会議室運営における多大なコスト
貸し会議室運営には、多くのコストがかかる点も課題のひとつとして挙げられます。貸し会議室運営におけるコストは、利用後の清掃や来客受付、予約管理、家賃をはじめとしたランニングコスト、施設や備品の修繕費など広範囲にわたります。
貸し会議室にDXを導入することによる効果
業務効率化および人為的ミスの削減
DXを導入することにより、予約受付や利用者管理、決済などあらゆることを自動化できるため、業務効率が飛躍的に向上します。また、手動での予約対応は聞き間違いや書き間違いの可能性がある一方で、システムを活用することにより予約フローをすべて自動化できるため、人為的ミスを防ぐことが可能です。
人件費削減
DXを推進することで、予約受付対応や利用者管理、アンケートをはじめとしたデータの収集など、これまでスタッフが手動で対応する必要のあった業務を自動化できます。また、スマートロックのようなシステムを活用することにより、無人・省人化運営も実現でき、受付スタッフを常駐させる必要がなくなります。その結果、大幅に人件費を削減できるため、収益の安定化を図ることが可能です。
貸し会議室に予約システムを導入するメリット
予約受付業務の効率化・スリム化を実現
予約システムを導入することにより、24時間365日自動で予約を受け付けることができるようになります。また、予約受付のフローが一元化されるため、予約管理の手間を大幅に減らすことが可能です。さらに、予約の取りこぼしを防いだり、空き枠を可視化したりできるため、スマートな予約管理につながります。
適切なキャンセル管理による収益の安定化
予約システムによって、キャンセル対応や予約管理が効率化されます。例えば、利用者自身がスマートフォンでかんたんにキャンセルできる機能を活用することで、電話による対応の必要がなくなるため、スタッフの負担を削減できます。また、リマインドメールを送ることにより無断キャンセルを防止し、施設稼働率向上に貢献します。さらに、満席の予約枠に対してキャンセル待ちを受け付ける機能を活用することで、空き枠が出た際に自動で利用者に案内できます。その結果、スタッフはキャンセルが出る度に対応する必要がなく、無駄なく空き枠を案内できるため、貸し会議室の収益向上につながります。
利用者満足度の向上
予約システムを導入することで、利用者は場所や時間に左右されず、かんたんに予約をすることができます。また、運営は予約システムにより人為的ミスを予防できるため、利用者へのスムーズな予約体験の提供につながります。さらに、セルフチェックインやLINE連携、空き状況表示などの機能により、より快適で便利な会議室利用を実現できるため、利用者満足度を大きく向上させることが可能です。
RESERVAによって、貸し会議室運営がスムーズに
RESERVAは、累計導入数35万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態でRESERVAが利用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい、または使用感を確かめてから導入したいといった貸し会議室運営者の方にもおすすめです。
RESERVAは、予約受付や利用者管理、決済、集客を一元化するシステムで、貸し会議室の運営における業務負担を大幅に減らします。また、予約受付を自動化するため、利用者は24時間いつでも申し込みでき、運営者は営業時間内に電話が集中するのを防げます。
RESERVAおすすめ機能
RESERVAには、貸し会議室の運営を効率化する機能が揃っています。本章では、特に有用な機能を紹介します。
キャンセル待ち機能
キャンセル待ち機能とは、予約が埋まっている予約枠がある場合、キャンセル待ちを設定できる機能です。キャンセル待ちを申し込んでいた予約枠にキャンセルが発生すると、予約の案内メールが自動で送信され、申し込み者は改めて予約ができるようになります。これにより、キャンセル待ちの申し込み者への対応が不要になるとともに、予約受付の機会損失を防ぎ、利用者をつなぎとめることが可能です。
また、予約者側は本機能により、人気の会議室であっても予約を取るチャンスを増やすことができます。さらに、逐一予約状況を確認する手間を省くことが可能です。このように、運営側と予約者側の双方にとって、メリットの大きい機能と言えます。
・キャンセル待ち機能についてはこちら：キャンセル待ち機能で機会損失を防ぐ【RESERVA機能紹介】
空き状況表示機能
RESERVAの空き状況表示機能を活用することにより、予約サイトのトップ画面に空き状況バナーを表示でき、これをクリックすることで全メニューの空き状況を一目で確認することが可能です。そのため、利用者が予約状況について問い合わせる負担を削減でき、利用者満足度向上につながります。また、運営側は、予約が集中する時間帯を把握できるため、人気の時間帯は利用料金を上げるなどの経営判断に活かすことも可能です。
空き状況表示機能についてはこちら：空き状況一覧バナーから、空室確認をかんたんに！
LINE連携機能
LINE連携とは、店舗のLINE公式アカウントとRESERVAを連携させることにより、予約者が自身のLINEアカウントを使って予約や月額プランの契約などを行える機能です。また、予約者のLINEに、予約確定やキャンセル、リマインドなどの各種通知を送ることができるため、LINE上で予約に関するやり取りを完結させることが可能です。これにより、利用者はLINEからいつでもかんたんに予約申し込みができるようになるため、貸し会議室の利用ハードルを大幅に下げることができます。
・LINE連携機能についてはこちら：LINE連携を利用して、予約のプロセスをかんたんに！【RESERVA機能紹介】
スマートロック連携機能
スマートロックとは、従来の物理的な鍵とは異なり、スマートフォンのアプリや暗証番号などを利用して施錠や入退室管理を行うシステムです。RESERVAは導入社数No.1の法人向けスマートロック「Akerun」とサービス連携しており、利用者はスマートフォンのアプリを利用することで、入退室をスムーズに行うことができます。また、施設を解錠した時点で来店処理が自動で行われるため、スタッフが受付で対応する必要がなくなります。
このように、スマートロックを導入することにより、予約受付から施設の解錠・施錠、入退室管理までのすべてを自動化・効率化できるため、会議室の無人化を実現できます。
・Akerun連携機能についてはこちら：キーレスで予約施設への入退室をスマート化！スマートロック「Akerun」との連携機能をリリース
まとめ
本記事では、貸し会議室の運営における課題やDXを進める重要性、さらに予約システムを導入するメリットを紹介しました。
数ある予約システムの中でもRESERVA予約システムは、空き状況表示機能やLINE連携機能、キャンセル待ち機能やスマートロック連携機能など、貸し会議室の運営をスムーズにする多様な機能を備えています。貸し会議室運営の業務効率化や利用者満足度の向上を目指す担当者の方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。
