レンタルオフィスで活躍するDX｜デジタル化でオフィス運営を最適化

レンタルオフィスは、通常の賃貸オフィスと違い、初期費用や契約手続きの手間を省いて事業を開始できる便利な貸事務所サービスです。しかし、利用者が増加するにつれて、扱う顧客情報や施設管理の数は増え、運営者が対応すべき利用者の情報管理やオフィスの利用状況の把握といった業務が複雑化します。そのような状況において、DX（デジタルトランスフォーメーション）の導入が、レンタルオフィスの運営を効率化する手段として注目されています。

本記事では、レンタルオフィスにおける現状の課題や、DXを導入するメリットや具体的な予約システムの活用方法についてわかりやすく解説します。

レンタルオフィスの定義

レンタルオフィスとは、デスクや椅子をはじめとしたオフィス家具やインターネット環境、電話など、業務に必要な設備がすでに備わった個室やスペースを、必要な期間だけ借りることができるサービス型オフィスのことです。レンタルオフィスでは他者との共有がなく、プライバシーが確保されます。さらに、法人登記が可能なオフィスもあるため、起業にも活用されています。

ほかにも、オープンスペースを複数の企業や個人が共同で利用するシェアオフィス、本社とは離れた場所に設けられたサテライトオフィスなどがありますが、これらは他者あるいは他社との共有がほとんどのため、プライバシーの観点からレンタルオフィスとは異なります。

レンタルオフィス運営における現状の課題

管理業務の煩雑さ

レンタルオフィスの管理業務は、複数の予約の受付対応や利用料金の計算などさまざまなものがあり、その業務は煩雑です。例えば、予約受付を電話で行う場合、管理者は予約ごとに対応する必要があり、大きな負担がかかります。また、予約サイトや自社ホームページ、電話、メールなど複数の媒体から予約を受け付ける際は、これらの予約を集約し、日程調整を行う手間が発生します。

レンタルオフィス運営にかかるコスト

レンタルオフィスでは、利用後の清掃費用や、レンタルオフィスの家賃などのランニングコストがかかります。さらに、オフィスルームのみならずオフィス家具や電話なども同時に貸し出しているため、それらが故障したり破損したりすれば、別途修繕費がかかります。

急なキャンセルによる損失と空き室管理

レンタルオフィス運営において大きな問題となるのが、急なキャンセルによる損失の発生、また、それにより発生した空き室の適切な管理です。突然のキャンセルや無断キャンセルが発生すると、その分だけ運営者側にとっては損失となります。さらに、そうしたキャンセルによってできた空き部屋を、即時で利用予約可能な状態に反映できなければ、空き室を適切に利用できない可能性があります。

レンタルオフィスにDXを導入することによる効果

人為的ミス削減を含む運営の効率化

レンタルオフィス運営において、手動で各種媒体からの予約の集約や日程調整を行う場合、聞き間違いや書き間違いが起こる可能性があるだけでなく、利用情報や時間の管理、決済など、多くの業務が発生します。DXを導入することにより、そうしたあらゆる業務を自動化でき、また人為的なミスも防げるため、運営効率が飛躍的に向上します。

人件費削減

DXを推進することで、予約受付対応や利用者管理、アンケートをはじめとしたデータの収集など、これまでスタッフが手動で対応する必要のあった業務を自動化できます。また、スマートロックなどのシステムを活用することにより、受付スタッフを常駐させる必要がなくなり、無人・省人化運営を実現できます。その結果、大幅に人件費を削減できるため、収益の安定化を図ることが可能です。　

レンタルオフィスに予約システムを導入するメリット

スムーズな予約と無人・省人化運営

予約システムを導入することで、利用者はオンライン上で事前に予約を完了でき、運営側もリアルタイムで予約状況を把握できます。特に、スマートフォンやPCからかんたんに予約ができるシステムを導入すれば、手続きの手間を大幅に削減できます。

また、予約システムと連携したQRコードでのチェックイン機能を導入することで、利用者がスムーズに入室できるようになります。さらに、事前に支払いを済ませるオンライン決済機能と組み合わせることで、当日の会計処理が不要になり、スタッフの業務負担を減らすことができます。これにより、運営側は人的リソースをより重要な業務に集中させることが可能です。

適切なキャンセル管理による安定したオフィス稼働

予約システムによって、キャンセル対応や予約管理が効率化されます。例えば、利用者自身がスマートフォンでかんたんにキャンセルできる機能を活用することで、電話による対応の必要がなくなり、スタッフの負担を削減できます。また、リマインドメールを送ることにより無断キャンセルを防止し、施設稼働率向上に貢献します。さらに、満席の予約枠に対してキャンセル待ちを受け付ける機能を活用することで、空き枠が出た際に自動で利用者に案内できます。その結果、無駄なく空き枠を案内できるため、安定したオフィス稼働が可能になり、収益向上にもつながります。

利用者の利便性・満足度の向上

予約システムを導入することで、利用者は場所や時間に左右されず、かんたんに予約をすることができます。さらに、セルフチェックインやLINE連携、空き状況表示などの機能により、より快適で便利なレンタルオフィス利用を実現できるため、利用者満足度を大きく向上させることが可能です。

RESERVAの導入で、レンタルオフィス運営がスムーズに

画像引用元：RESERVA fc

RESERVAは、累計導入数35万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態でRESERVAが利用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい、または使用感を確かめてから導入したいといったレンタルオフィス運営者の方にもおすすめです。

RESERVAは、予約受付や利用者管理、決済、集客を一元化するシステムで、貸し会議室の運営における業務負担を大幅に減らします。また、予約受付を自動化するため、利用者は24時間いつでも申し込みでき、運営者は営業時間内に電話が集中するのを防げます。

RESERVAおすすめ機能

RESERVAには、レンタルオフィスの運営を効率化する機能が揃っています。その中でも特に有用な機能を4つ、ご紹介します。

空き状況表示機能

RESERVAの空き状況表示機能を活用することにより、予約サイトのトップ画面に空き状況バナーを表示し、これをクリックすることで全メニューの空き状況を一目で確認することが可能です。これにより、利用者が予約状況について問い合わせる負担を削減し、利用者満足度向上につながります。また、運営側は予約が集中する時間帯を把握できるため、人気の時間帯や日程は利用料金を上げるなどの経営判断に活かすことも可能です。

キャンセル待ち機能

キャンセル待ち機能では、予約が埋まっている予約枠がある場合、キャンセル待ちの設定が可能です。キャンセル待ちを申し込んでいた予約枠にキャンセルが発生すると、予約の案内メールが自動で送信され、申し込み者は改めて予約ができるようになります。これにより、キャンセル待ちの申し込み者への対応が不要になるとともに、予約受付の機会損失を防ぎ、利用者をつなぎとめることが可能です。

また、予約者側は本機能により、人気の会議室であっても予約を取るチャンスを増やすことができます。さらに、逐一予約状況を確認する手間を省くことが可能です。このように、運営側と予約者側の双方にとって、メリットの大きい機能です。

セルフチェックイン機能

セルフチェックイン機能とは、予約日当日に管理画面で行う来訪処理を、予約者自身でもできるようにする機能です。予約者が来訪した際、オフィスに掲示されたQRコードを自身のスマートフォン等で読み取ることで、チェックイン（来訪処理）を完了できます。管理画面から来訪処理を1件ずつ行う手間が無くなるため、業務効率化を図れます。

スマートロック連携機能

スマートロックとは、従来の物理的な鍵とは異なり、スマートフォンのアプリや暗証番号などを利用して施錠や入退室管理を行うシステムです。RESERVAは導入社数No.1の法人向けスマートロック「Akerun」とサービス連携しており、利用者はスマートフォンのアプリを利用することで、入退室をスムーズに行うことができます。また、施設を解錠した時点で来店処理が自動で行われるため、スタッフが受付で対応する必要がなくなります。

このように、スマートロックを導入することにより、予約受付から施設の解錠・施錠、入退室管理までのすべてを自動化・効率化できるため、レンタルオフィスの無人運営を実現できます。

まとめ

本記事では、レンタルオフィスの運営における課題やDXを進める重要性、さらに予約システムを導入するメリットを紹介しました。

数ある予約システムの中でもRESERVA予約システムは、空き状況表示機能やキャンセル待ち機能、スマートロック連携機能など、レンタルオフィスの運営をスムーズにする多様な機能を備えています。レンタルオフィス運営の業務効率化や利用者満足度の向上を目指す担当者の方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。