スポーツ施設の予約システム｜多様なニーズに応える施設を実現

スポーツ施設は、スポーツを通じて体力向上や精神的健康の促進を図るだけでなく、地域住民間の交流を深めることで地域社会の活性化にも寄与します。そのため、これからもスポーツ施設は、利用者ニーズの多様化に対応しながら、地域に根付いた存在として競争力の維持が求められます。そのなかで、他施設との差別化を図っていくためには、運営の効率化を進めるだけでなく、利用者が満足する快適な環境を整備することが不可欠です。

本記事では、スポーツ施設が直面する課題と、それを解決するためのデジタル技術（DX化）や運営の工夫について、事例を交えてご紹介します。

スポーツ施設の運営における課題

スポーツ施設を運営するうえでの課題は、大きく3つあります。

利用受付手続きの手間

スポーツ施設における課題として、手続きの煩雑さが挙げられます。予約時には電話でのやり取りが必要となる場合が多く、特に忙しい時間帯や休日には、電話がつながりにくい問題が発生していました。また、現地での受付手続きでは、長い待ち時間の発生に加えて、書類の記入や身分証明書の提示など、煩雑なプロセスがスムーズな利用の妨げとなっており、このような状況が顧客満足度の低下を招く結果となっています。

人気時間帯の混雑

スポーツ施設では、人気の時間帯に利用者が集中するという課題があります。特に平日の夕方以降や休日は、利用希望が一斉に重なる傾向があり、施設内でのスペース確保が難しくなる状況が見られます。このような過密状態は、利用者間のトラブルを誘発したり、施設の雰囲気を損ねたりする原因となっています。

さらに、過密な環境による窮屈さが心理的なストレスを生み出し、スポーツを楽しむための適切な環境を阻害することが懸念され、利用者満足度の低下にもつながる可能性があります。また、混雑時には安全面の確保が重要であり、事故やけがのリスクが高まる問題があります。

備品の管理の煩雑さ

スポーツ施設では、備品管理の煩雑さも大きな課題のひとつです。特に、多数の利用者が共用する備品において、利用後の返却が徹底されない場合や、破損や紛失が発生した場合に、迅速な対応が求められます。また、備品の定期的な点検やメンテナンスが疎かになると、品質や安全性が低下し、利用者の満足度や信頼を損なうことにつながります。さらに、備品の数や種類の適切な管理が行われない場合には、必要な器具が不足し、利用者がスムーズに施設を活用できない状況を引き起こす可能性もあります。

スポーツ施設予約システムを導入するメリット

スポーツ施設の運営は、いくつかの課題を抱えていることがわかりました。しかし、これらの課題は予約システムの導入によって解決可能です。本段落では、スポーツ施設への予約システムの導入でもたらされるメリットを3つ紹介します。

予約受付可能時間の柔軟性向上

予約システムを導入することで、24時間365日予約受付が可能です。電話やメールでの手間が不要となり利便性が向上するため、忙しい方でもかんたんに予約を進められます。また、営業時間内でもほかの業務に追われて電話対応ができないといった問題が解消され、より多くの予約が見込めます。

さらに、システムを活用することで予約対応にかかる時間を大幅に削減できます。利用者は予約を申し込む前に、すでに埋まっている時間帯を画面で確認できるため、電話予約時に必要だった空き状況の確認やり取りを省略可能です。

ダブルブッキングの防止

電話で予約を受け付ける場合、予約者情報の入力や予約状況の記録を手作業で行う必要があるため、ダブルブッキングなどの人為的ミスが発生する可能性があります。しかし、予約システムを導入することで、既存の予約者情報と連携し、予約管理の自動化が可能となり、人為的なミスを大幅に減らせます。

無断キャンセルの防止とリソースの最適化

予約システムを導入することで、予約時の事前決済が可能となり、無断キャンセルの防止につながります。さらに、キャンセル料を予約サイト上に明確に表示できるため、利用者トラブルの未然防止策としても役立ちます。

また、キャンセルが発生した場合でも、予約システムによりリソースの有効活用が可能です。事前にキャンセル待ちを設定しておけば、キャンセル発生時に自動で待機顧客に連絡が行われるため、運営の効率化が実現します。

予約システムを活用しているスポーツ施設事例

KPILINK テニスコート

KPILINKテニスコートは、テニス用品を中心に自社ブランドの商品開発や販売を行う企業です。テニスラケットやストリングなどのスポーツ用品を取り扱い、さらにスポーツ施設の運営やスクールの運営も手掛けています。当予約サイトでは、神奈川県と兵庫県にあるスポーツ施設の予約を受け付けています。

ホーム画面左上の「空き状況検索」からすべての施設の空き状況を確認できます。この機能があることで、メニュー1つひとつを開いて空き状況を確認する手間を削減できます。また、予約サイトがLINEと紐づいているため、LINEを利用することで個人情報を入力する手間を省けます。

当サイトでは、オンラインカード決済機能を利用しており、予約時の事前会計が可能です。そのため、当日の支払い手続きは不要で、到着後すぐに施設を利用できます。

また、クーポン機能を利用しており、予約者は会計時にクーポンコードを入力することで、利用料金が割引されます。RESERVAのクーポン機能には、ブログ・SNS・メルマガなどを通じて広く配信できる「オープン型」と、条件を設定し対象の顧客へ限定的に配信する「クローズ型」があり、新規顧客の獲得やリピート利用の促進に役立ちます。

アクティブスクウェア大東

アクティブスクエア大東は、閉校となった深野北小学校を活用した多目的施設です。大阪府大東市に位置し、スポーツ施設や宿泊施設、イベントスペースなどを提供しています。体育館やグラウンド、和室、クッキングルームなど多彩な設備があり、スポーツ合宿や地域イベント、個人利用にも対応可能です。

当予約サイトは英語と中国語に対応しており、外国人居住者も気軽に利用できる環境を提供しています。現在、日本には多くの外国人居住者がいることから、外国語対応を通じて利用者層を広げ、幅広いニーズに応えることが可能です。このような対応は利用者の満足度向上だけでなく、施設の認知度や利用促進にもつながります。

予約を進めると、利用者はオプションを選択できる仕組みになっています。これにより、利用当日に備品の手続きを現地で行う手間を省くことが可能です。また、施設の運営側にとっても、各オプションへの料金設定が可能になり、収益の増加が期待できます。

こどもの国

こどもの国は、神奈川県横浜市に位置するアミューズメントパークです。広大な敷地に自然と遊び場が調和し、家族で楽しめる多彩なアクティビティが揃っています。牧場や動物園、プール、スケート場といった豊富な施設を備えており、四季折々のイベントも開催されています。こどもの国では、予約サイトを通じてスポーツ施設などの予約を受け付けており、利便性の高い環境の提供を実現しています。

予約サイトトップには、SNSのアイコンが表示されており、クリックして遷移できる仕組みです。予約サイトから各種SNSへの導線を確保できるため、各種SNSのさらなるフォロワー獲得が期待できます。また、予約サイトから公式サイトに遷移することなく、リアルタイムの情報を提供できるのもメリットです。

当サイトでは、予約のキャンセル待ちが可能です。事業者側としてはキャンセル待ちをしている顧客1人ひとりに連絡する必要がなくなり、キャンセルによる空き枠を効率的に埋められます。利用者としても、予約の機会が回ってくる可能性が高まり、満足度の高いサービスといえます。

卓球ROOM MK

卓球ROOM MKは、東京都の市ヶ谷にある卓球スタジオです。卓球男子のクラブチーム金沢ポートに所属している松平健太選手がプロデューサーを務めています。卓球のレッスンや卓球場にある台貸しの予約をRESERVAで受け付けています。

卓球場の予約サイトのトップページには、お知らせが表示されています。当卓球場のように、移転情報など予約者に確実に周知したい重要な内容を目に留まりやすい位置に表示可能です。

予約サイトでは、各メニューに残りの予約可能人数が表示されています。この機能により、予約を進める前に希望する台数が確保できるのか、または友人と一緒にグループレッスンを受けられるのかをかんたんに確認できます。特に、複数人での利用を検討している場合には、日付や時間帯ごとの空き状況を一目で把握できるため、希望に沿った予約がスムーズに行えます。また、煩わしい確認作業が不要となることで、予約手続きにかかる手間を大幅に削減可能です。

Studio Basement ダンススタジオ

Studio Basementは、千葉県千葉市のダンススタジオです。ほかの利用者とスタジオを共有して利用する「個人練習」と、利用する団体でスタジオを貸し切り利用する「スタジオレンタル」の2つのメニューで予約を受け付けています。

予約を進めると、個人情報を入力する画面へ移ります。ここでは名前や連絡先に加え、LINEの名前や当日の支払い方法を入力します。当予約サイトが使用している個人情報入力のカスタマイズ機能は、LINEのIDや団体利用時の団体名など、一度登録すれば変更の必要がない情報を尋ねる際に便利です。この機能を利用することで、利用者は毎回同じ情報を入力する手間が省けます。一方でアンケート機能は、利用者にその都度質問を行いたい場合に適しています。

スポーツ施設の予約には予約システムRESERVA

スポーツ施設において顧客満足度を高めるためには、質の高い環境とサービスの提供が重要です。そのため、予約システムによる業務効率化や顧客視点の運営が必要不可欠です。

数ある予約システムのなかでも、予約受付システムRESERVAは、350業種、30万の事業者、官公庁、公共施設などが利用している国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。誰でもかんたんに無料で予約サイトが作成でき、アカウント情報を登録するだけわずか3分で始められます。

スポーツ施設向けおすすめ機能

ここではRESERVAの100種類以上の機能の中から、スポーツ施設の運営におすすめの機能を4つ厳選して紹介します。

Akerun連携

RESERVAのAkerun連携機能を利用すると、予約が確定した時点で電子鍵が自動発行され、予約者に通知されます。これにより、物理的な鍵の受け渡しが不要となり、スマートフォンでの解錠や施錠が可能になります。さらに、RESERVAでは複数の店舗やドアを一括管理できるため、解錠時に自動で来店処理が行われます。予約から料金徴収までの一連の手続きが自動化されるため、無人運営が実現します。

オンラインカード

レゼルバペイメントとは、RESERVA予約サイトにクレジットカード決済機能を導入する独自の決済代行サービスです。オンラインカード決済機能を活用することで、予約者は事前に支払いを完了でき、予約当日はサービスを受けるのみとなります。施設運営側もお会計が不要になるため、業務の負担が軽減されます。

物品型オプション

予約者が施設を予約する際、日程選択後にオプションメニューを選択できます。来店時に備品の案内をしなくても予約時に提示できるため、効率のよい運営が実現します。オプションメニューにかかる金額は、予約メニューとの合計金額としてまとめて表示されるため、別で計算する必要がありません。

予約アンケートのカスタマイズ

予約受付時に事前アンケートの入力を促す機能を設定することで、事前にお客様の要望を把握できます。アンケートは、ラジオボタン、チェックボックス、数値入力、自由記述など複数の回答方法の中から選択でき、メニューの内容によって最適な方法を選択可能です。

まとめ

本記事では、スポーツ施設が抱える課題と、それらを解決する予約システムRESERVAのメリット、導入事例、おすすめ機能についてご紹介しました。

RESERVAを導入することで、予約プロセスはもちろん、施設運営全体の業務効率化を実現できます。最短3分で導入可能な手軽さから、運営効率化に取り組みたいが何から始めればいいかわからない方にもおすすめです。

今後もRESERVA fcでは、スポーツ施設のDX（デジタルトランスフォーメーション）化に役立つ情報をお届けします。