無人運営におすすめ！会員管理と入室管理ができる予約システム

近年、新型コロナウイルスの流行を経て、店舗や施設の無人運営が広がっています。非対面・非接触での接客が可能になり、感染症対策としても有効ですが、それ以上に施設の運営コストの削減に大きく貢献します。

しかし、無人運営における会員管理や入室管理には、さまざまなデジタル技術の導入が必要となり、運営が煩雑になってしまう例も多くあります。そこでおすすめなのが、予約受付から会員登録・管理、利用当日の入室管理や決済までを一括で管理できる予約システム「RESERVA」です。スマートロック連携や利用者のデータ分析など、多様な機能が備わった予約システムを導入することで、かんたんに無人運営を始められます。

本記事では、施設の無人運営のメリットや課題、その解決方法としての予約システムRESERVAの機能について解説します。

無人運営とは

無人運営の基本概念とその背景

無人運営とは、店舗や施設における商品やサービスの提供を自動化し、常駐スタッフを配置しない運営スタイルです。一般的には、スマートロックやカメラ、センサーといったIoT機器や各種管理システムを用いて施設を遠隔管理し、受付や支払いなどの接客時に必要となる業務を無人化するものを指します。無人運営において人手が必要となるのは、清掃や備品補充などのバックヤード業務のみで、施設運営を大きく効率化・省力化できるのが魅力です。小売業界をはじめ、コワーキングスペースや貸し会議室、テニスコートなど、さまざまな施設において無人運営を活用したビジネスモデルが生まれています。

無人運営の導入で得られるメリット

無人での施設運営は、人手不足の解消や24時間営業の実現に役立ちます。常駐スタッフを雇用する必要がないため、限られた人材のシフト調整や夜間スタッフの確保に悩まされることなく、24時間営業にも対応しやすくなります。また、無人運営は省スペースで展開でき、経理業務の効率化にも寄与します。たとえば、カメラやセンサーを組み合わせたウォークスルー決済、スマホアプリで完結する施設予約・決済システムなどを取り入れれば、施設内にレジや受付を用意する必要がありません。

無人運営の課題

セキュリティと不正利用のリスク

無人運営におけるセキュリティ上のリスクとして、施設への不法侵入、商品・備品の盗難や破損などが考えられます。また、セルフレジの場合は、キャッシュレス決済の読み取り漏れなどが起こる可能性もあります。スタッフが完全に不在である施設運営では、このようなトラブルに即時に対応できないため、基本的なセキュリティ対策として、監視カメラやセンサー、入退室管理システムなどの整備が必須となります。

トラブル対応とサポート体制の重要性

無人運営の施設では接客の必要がなくなるため、スタッフへの教育の優先度は下げられますが、いつどのようなイレギュラーが発生するかわかりません。スタッフの教育やマニュアルが不十分である場合、迅速で柔軟性のある対応ができず、大きな問題に発展する危険性があります。

また、心理的なハードルが高い利用者に対しては、サポート体制を整える必要があります。入退場を管理するゲートシステムやキャッシュレス決済システム、事前の会員登録など、無人運営の施設では利用者自身で操作しなければならないデバイスやシステムが多くあります。利用者のデジタルリテラシーによっては「入退場や決済ができない」といったトラブルも考えられます。初回利用時の説明やトラブル対応ができるスタッフの配置、利用方法のわかりやすい施設内掲示など、誰でもかんたんに利用できる配慮が求められます。

システム導入・維持にかかるコストと課題

無人運営は施設のランニングコストを抑えられる一方で、初期費用がかさみます。オペレーションの自動化や遠隔管理のために、カメラやセンサー、入退室管理システムなど、さまざまなIoT機器・システムの導入が必要です。機器購入やシステム開発には、まとまったコストを要するため、機器レンタルやクラウド型ツールなど、サブスクリプション型サービスの検討も必要です。また、ビジネスモデルによっては、無人運営向けサービスの開発が必要になる場合もあります。資金に余裕がない場合は、レンタルスペース事業など、なるべく初期費用がかからないビジネスモデルの採用も検討が必要です。

予約システムRESERVAが実現するスマートな会員・入室管理

予約受付システムRESERVAは、350業種、30万の事業者、官公庁、公共施設などが利用している国内シェアトップクラスのクラウド型予約管理システムです。誰でもかんたんに無料で予約サイトが作成でき、アカウント情報を登録するだけ、わずか3分で始められます。ここではRESERVA予約システムの特徴について紹介します。

予約システムで会員情報を一括管理

RESERVAの会員管理機能を活用することで、会員情報の効率的な管理や、会員限定サービスの提供が可能になります。登録済みのすべての会員情報を一覧で確認でき、会員情報の新規登録や編集、会員の支払い状況や申請の管理、詳細な絞り込み検索などが行えます。特定の顧客を選択すると、詳細情報や予約履歴、月額プラン契約履歴などを閲覧・編集することができます。また、顧客情報の項目に会員番号を追加しておくと、管理がさらに容易になります。会員機能の適切な設定・活用によって、効率的な会員管理とサービス向上が期待できます。

会員種別ごとのメニューを提供可能

施設予約タイプでは、複数の会員種別を作成し、それぞれで異なる会費や予約可能メニューを設定できます。レギュラー会員やプレミアム会員、VIP会員といった会員種別を作成することで、特定の会員種別のみ予約可能なメニューや会員種別ごとに料金区分を分けることが可能です。また、会員種別の公開範囲を「シークレット会員」に設定した場合、管理者側から個別に登録URLを送ると登録が可能になります。登録確定方法についても、「自動確定」または「管理者承認」から選択するため、限定的な運用・予約受付が実現します。

スマートロック連携によるスムーズな入室管理

スマートロック連携機能とは、予約サイトと「Akerun入退室管理システム」を連携しAkerunを施設の扉に設置すると、スマートフォンアプリを鍵として利用でき、鍵権限の柔軟な設定や入退室履歴に基づく入退室管理ができるようになる機能です。この機能を利用することで、予約者は施設管理者と対面で鍵の受け渡しを行わず、キーレスで予約施設への入室が可能となり、予約業務の効率化が図れます。施設の利用を開始（解錠）した時点で、来店処理が自動で行われるため、入室確認の自動化と施設管理の無人化が実現します。

データ分析を活用した運営効率の最適化

顧客データ分析機能とは、予約サイトの顧客数について「新規顧客数」と「累積顧客数」、さらにそれぞれの「ネット予約顧客数」をデータとして自動でグラフ化できる機能です。顧客データ分析機能を活用することで、施設や予約サイトにおける改善点を発見し、改善に役立てられます。データ分析において、特に効果的な機能は「アンケート機能」や「顧客満足度調査（NPSⓇ）」です。利用前・利用後のアンケートによって、顧客の属性はもちろん、どこから流入したのか、利用の決め手となったのは何かなどを確認できます。アンケートの結果に照らして、グラフが変化した要因や実施した改善策がどれだけ有効だったかの分析が可能です。

まとめ

今回は、施設の無人運営を始める際におすすめの、会員管理と入室管理ができる予約システムRESERVAについて紹介しました。会員登録から利用者管理、利用データの分析までをシステム上で一貫しておこなえる予約システムと、入退室を自動化できるスマートロックの連携によって、施設の効率的な無人運営が実現します。

無人運営を検討している事業者の方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。