受付のデジタル化について解説！無人運営によるメリット・デメリット

近年、多くの施設が受付の無人化を進めています。デジタル技術の進化により、受付業務は従来の対面対応から、システムを活用した効率的な運用へと変化しています。無人受付の導入は、コスト削減や業務効率化を実現するだけでなく、セキュリティの向上や来訪者へのスムーズな対応を可能にし、対人接触の最小化という感染症対策の側面からも、その重要性は増しています。

しかし、受付のデジタル化には適切なシステムの導入が必要であり、施設の無人化運営を実現するまでには多大なコストがかかります。そこでおすすめなのが、さまざまな機能を搭載した予約システムRESERVAです。来店受付から施設利用の手続き、料金の支払いまでを一括してシステム上で管理できます。

本記事では、受付のデジタル化による無人運営のメリットやデメリット、導入のポイントについて解説します。また、効率的な施設運営を実現するRESERVAについても取り上げます。

無人受付が広がる背景

従来の受付業務にはコストや時間がかかり、人手不足が深刻な問題となっている現代の企業や店舗・施設運営において、より効率的な方法を模索する必要があります。有人運営の場合、どの施設でも来訪者の対応にあたる受付担当者が必要であり、スタッフの人数に応じてコストが増加し、施設の運営費が膨らみます。また、受付業務の多くは単純なルーティンワークであり、作業効率を上げるシステム化が求められています。

受付のデジタル化とは、受付の無人化・省人化やコスト削減のため、受付システムやアプリ・ロボットを活用し、業務を自動化することです。受付を人が行う場合、柔軟な対応が可能な一方でスタッフによって対応に差が出たり、問い合わせの電話による作業中断によって生産性が低下することもあります。そのような課題を解決するため、IT技術の進化と共に受付のデジタル化が主流になりつつあります。

無人受付のメリット

人件費削減

受付無人化の最大のメリットは、人件費の大幅な削減です。人間が行う受付業務を機械が担当することで、施設は人員を削減し、それにともなう人件費を大幅に節約することが可能となります。人件費は施設における支出の大部分を占めるため、経費削減に直結します。また、受付スタッフが体調不良などで急遽欠勤となった場合でも、機械は24時間365日稼働するため、人材の確保に頭を悩ませることがありません。

待ち時間短縮

受付業務を機械化することで、利用者の待ち時間を大幅に短縮できます。人間が行う受付業務では、混雑時には顧客を待たせてしまうこともありますが、機械は一定の速度で業務を行うため、よりスムーズな対応が可能です。これにより、利用者の満足度向上と施設のイメージアップが実現します。

業務効率化

受付業務の自動化で、スタッフは受付以外の業務により集中できます。また、利用者の登録情報や利用状況をスタッフ間でかんたんに共有できるため、柔軟かつ迅速な対応ができるようになります。このようにオペレーションの簡素化、スタッフのリソース効率化と再配分が可能になります。

無人受付のデメリット

デジタル技術へのハードル

デジタル技術が普及している現代でも、その利用にハードルを感じる利用者は少なくありません。受付を機械化するにあたり、どのような流れで利用者を案内するのか、人が関わらなければならない場面はどこかなど、業務フローの作成やスタッフへの共有を入念にしておくことが必要です。また、受付でのコミュニケーションを楽しみにしている利用者にとっては寂しく感じることもあるかもしれません。そういった施設では、ロボット型の無人受付システムを導入することで、親しみやすさとデジタルの便利さを両立した無人受付を作り上げることも可能です。

トラブル時の対応

受付業務を無人化するにあたって、システムエラーなどのトラブル発生時の対応策が非常に重要となります。これまで人間が柔軟に対応してきた部分も、機械に任せるにはマニュアル化しておく必要があります。あらかじめシステムエラーが発生したときのトラブルシューティングや、人が介入するタイミングを決めておくなど、事前の対策が求められます。

導入にかかるコスト

受付のデジタル化にあたっては、長期的な人件費と比較すると安いものの、タブレット式からロボット型まで、導入時にはそれなりのコストが必要になります。予算をしっかりと算出して、施設に必要なシステムがどのようなものなのか、業務形態やニーズに見合ったものを選ぶことが重要です。

導入のポイント

機能や操作性の確認

訪問者の登録や退室を自動化する機能、予約状況の表示機能、メールや内線電話で担当者に通知する仕組みなどが備わっているシステムは、効率的な業務運用に役立ちます。また、多言語対応や顔認証機能を持つシステムは、国際的な来訪者が多い施設に適しています。

セキュリティ対策

受付業務のシステムには、施設や利用者に関する大量の情報が含まれているため、万が一漏洩などが発生した場合、施設の信用問題に大きく関わります。どのようなセキュリティ対策がとられているのかは、導入前の入念な確認が必要です。

サポート体制の有無

定期的なメンテナンスや、システムトラブル時の迅速な対応が可能なサポートが整っているシステムは、安心して長期的に運用できます。これにより、業務の効率化と管理コストの削減が実現し、施設の運営をスムーズに進めることが可能になります。

無人受付を実現する予約システム

無人化運営に最適な予約システムとして、RESERVA（レゼルバ）が挙げられます。RESERVAは、導入数30万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態でRESERVAが利用されています。誰でもかんたんに無料で予約サイトが作成でき、24時間365日予約を受け付けられます。

コストを抑えた無人化運営が実現

RESERVAは競合他社と比較して費用が安く、初期費用・運用コストを抑えたい事業者にとって最適な予約システムです。キーレスで施設を開錠できるスマートロック連携や、来店前に決済を完了できるオンラインカード決済、予約者自身で来店・来場処理ができるセルフチェックインなどの機能が備わっています。そのため、受付に限らず施設全体の無人化運営に必要な設備を一元化して事業を始められます。

セキュリティ機能が充実

RESERVAは高度なセキュリティ機能を提供しています。個人情報を扱うページに関してSSL暗号化通信を採用しており、個人情報の盗聴や改ざんを防止します。また、誤ったパスワードが連続して入力されるとログインをロックし、サイト管理者に通知を届ける不正ログインロック機能もあります。これによって、事業者は第三者の不正ログインを早急に発見できます。管理画面へのログインに際しては、ID／PWに加えてワンタイムパスコードで認証を行う二要素認証機能を用いて、管理者以外の不正アクセスを防ぐことが可能です。

まとめ

今回は、受付のデジタル化とそのメリット・デメリットについて解説しました。受付の機械化にあたってはさまざまなシステムの導入が必要となりますが、低コストで無人受付を実現する、予約システムRESERVAが有効です。来店処理や鍵の受け渡し、料金の支払いなど、これまでの受付業務で必要だった作業をすべてシステム上で管理できます。これは施設のコスト削減・業務効率化だけでなく、利用者の利便性や満足度の向上にもつながります。

無人運営を検討している事業者の方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。